✅ Fiches salarié : Informations utiles

Bonjour,

Suite au déploiement de l’interopérabilité avec l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP, nous avons centralisé dans ce post les questions les plus posées par nos utilisateurs :

:green_circle: Comment transférer une fiche salarié dans l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP ?

:green_book: Consultez le mode d’emploi

:purple_circle: Je vois toutes les fiches salarié liées à mes embauches depuis le 01/07 :

Par défaut le système affiche temporairement toutes les fiches salarié correspondantes aux embauches validées dans Les emplois depuis le 1er Juillet 2021, ceci afin de permettre aux employeurs qui n’ont pas encore introduit les fiches salarié dans l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP de pouvoir régulariser les saisies directement depuis leur tableau de bord des emplois de l’inclusion.

Vous ne devez compléter que les fiches salarié des embauches non déclarées dans l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP

:brown_circle: J’ai validé une embauche mais la fiche salarié n’est toujours pas visible

1 er cas : Vous avez utilisé le module "Prolonger / Suspendre

:warning: Attention : Si vous avez utilisé la fonction « Prolonger /Suspendre un agrément » : cette fonction est destinée à prolonger ou suspendre un agrément émis par Pôle emploi pour un salarié déjà présent dans vos effectifs (donc déjà déclaré dans l’ASP)
Si vous avez utilisé cette fonction pour une embauche non déclarée dans l’ASP. Vous devez générer une nouvelle candidature en cliquant sur « Déclarer une embauche », renseigner le numéro de sécurité sociale du salarié et son email, valider toutes les étapes jusqu’à l’embauche en cliquant sur « Oui j’ai besoin d’une aide au poste » (si la date de contrat est passée, renseignez la date du jour en date de début de contrat, cela n’impactera pas l’agrément existant. Vous pourrez ensuite corriger la date de contrat dans l’extranet ASP

2ème cas : Vous n’avez pas demandé de PASS IAE lors de la validation d’embauche

Il est nécessaire de demander un PASS IAE pour générer la création d’une fiche salarié
Vous devez donc récupérer le PASS IAE en suivant cette procédure :
Dans votre tableau de bord, cliquez sur « Déclarer une embauche », renseignez le numéro de sécurité sociale du salarié et son email, validez toutes les étapes jusqu’à l’embauche en cliquant sur « Oui j’ai besoin d’une aide au poste » (si la date de contrat est passée, renseignez la date du jour en date de début de contrat, cela n’impactera pas l’agrément existant. Vous pourrez ensuite corriger la date de contrat dans l’extranet ASP

3ème cas : Vous aviez déjà transmis une fiche salarié pour ce salarié pour la même structure ou une autre de vos structures avec le même SIRET

Si vous aviez validé une embauche et transmis la fiche salarié dans votre structure ou dans une autre structure avec le même numéro de SIRET, la fiche salarié n’est pas à créer. Le nouveau contrat dans la nouvelle structure est à créer directement dans l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP , avec le bouton « Créer un nouveau contrat »

4ème cas : Vous avez annulé l’embauche

Lorsqu’une embauche est annulée la fiche salarié est également annulée. Vous avez la possibilité de réactiver la candidature concernée en cliquant sur « gérer la candidature » puis sur « je l’embauche » , finalisez toutes les étapes et cliquez sur « Oui j’ai besoin d’une aide au poste » afin de réactiver le PASS IAE

5ème cas : Vous avez validé l’embauche avant le 01/07/2021

Par défaut le système affiche temporairement toutes les fiches salarié correspondantes aux embauches validées dans Les emplois depuis le 1er Juillet 2021,
Si vous n’avez pas enregistré ce salarié dans l’Extranet IAE 2.0 à l’ASP
Vous devez valider une nouvelle embauche pour déclencher une fiche salarié

Dans votre tableau de bord, cliquez sur « Déclarer une embauche », renseignez le numéro de sécurité sociale du salarié et son email (veillez à reprendre le même email que pour la précédente embauche) validez toutes les étapes jusqu’à l’embauche en cliquant sur « Oui j’ai besoin d’une aide au poste » . Comme la date de contrat est passée, renseignez la date du jour en date de début de contrat, cela n’impactera pas l’agrément existant. Vous pourrez ensuite corriger la date de contrat dans l’extranet ASP

:yellow_circle: Dans l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP on ne m’affiche que le type « AI », alors que ce n’est pas le type de ma structure

La création de fiches salarié depuis l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP n’est plus possible, à l’exception des AI, c’est donc uniquement ce type de structure qui s’affichera par défaut. Seules les AI peuvent introduire des fiches salarié directement dans l"Extranet IAE 2.0 de l’ASP.

Toutes les autres SIAE doivent obligatoirement utiliser le module « Fiches salarié » du site des emplois de l’inclusion. La fiche salarié sera alors initiée et transmise à l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP, vous devez ensuite finaliser sa création en enregistrant les données du contrat de travail directement dans l’Extranet

:orange_circle: Mon salarié a été déclaré en EI/ETTI/ACI sur les Emplois de l’Inclusion mais il a été transformé en AI dans l’Extranet IAE. Que faire ?

L’Extranet IAE ne modifie pas la mesure des candidats intégrés à partir des envois des Emplois de l’inclusion

Vous avez recréé un salarié au lieu de saisir un contrat sur un candidat envoyé depuis les Emplois et vous n’avez pas suivi le processus de création/envoi des Emplois jusqu’au bout. Vous devez :

  1. Supprimer le contrat erroné (mesure AI) créé dans l’Extranet IAE

  2. Vérifier sur les Emplois que le candidat a bien été envoyé et intégré dans l’Extranet IAE
    sans rejet.
    Attention : une action manuelle de votre part est nécessaire pour que les données que vous avez saisies soient envoyées à l’Extranet IAE.

  3. Si l’envoi a bien été effectué, vérifiez qu’il date de deux heures ou plus (délai entre deux
    vagues d’intégration). A l’expiration de ce délai, faire une recherche du candidat dans
    l’Extranet IAE. Si vous retrouvez votre candidat, vous pouvez à présent saisir le contrat qui
    doit lui être associé en cliquant sur le bouton « Créer le salarié ».
    Contactez votre DR de gestion avec votre SIRET, et les nom/prénom des salariés tels qu’ils
    ont été saisis sur les Emplois si vous rencontrez des difficultés à cette étape du processus.
    Si l’envoi n’a pas été effectué :
     S’il s’agit d’un rejet, corriger l’information si c’est possible et retenter l’envoi.
     S’il s’agit simplement d’un oubli de l’action d’envoi,
    En cas de difficultés, se tourner alors vers l’assistance des Emplois.

:white_circle: La fiche salarié créée via les Emplois est bien notifiée comme « intégrée » pourtant nous ne retrouvons pas le salarié dans l’Extranet de IAE 2.0 de l’ASP

Dans l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP : Dans la rubrique « Gestion des salariés et de leur contrat »
Cliquez sur « Recherche » sans renseigner de NOM de salarié.
La fiche salarié apparait alors en rose
S’il y a trop de salariés qui s’affichent, lancez la recherche avec le numéro de PASS IAE, le nom de votre salarié devrait apparaitre.
Cliquez sur « Créer le salarié » et complétez les informations

Si cette astuce ne vous permet pas de retrouver les salariés : Contactez votre DR de gestion avec votre SIRET, et les noms/prénoms des salariés tels qu’ils ont été saisis sur les Emplois

:large_blue_circle: J’ai validé une embauche dans la mauvaise structure, comment faire pour récupérer la fiche salarié dans la bonne structure ?

Vous devez récupérer le PASS IAE dans le tableau de bord de la bonne structure :

  • Cliquez sur « Déclarer une embauche » (renseignez le numéro de sécurité sociale et l’email du salarié, il faut reprendre celui qui avait été utilisé pour l’embauche, cela permettra de récupérer automatiquement le PASS IAE existant)
  • Validez toutes les étapes jusqu’à l’embauche
    En date de début de contrat : renseignez la date du jour (cela n’aura aucune incidence car c’est une reprise de PASS existant)
  • Cliquez sur « Oui j’ai besoin d’une aide au poste »

La fiche salarié sera disponible dans le module « Gérer mes fiches salarié »

Vous pourrez ensuite l’initialiser et la transmettre à l’ASP

Dans l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP vous pourrez corriger les dates de contrat

:purple_circle: Peut-on corriger les informations de la fiche salarié ?

En création de salarié, les données transmises par les Emplois seront affichées mais modifiables à l’exception du PASS IAE et de la mesure. Le NIR n’étant pas encore géré par les Emplois , il doit être saisi dans l’Extranet IAE.

:yellow_circle: Comment générer une fiche salarié pour une personne embauchée avant le 1er juillet 2021?

Si un PASS IAE avait bien été délivré pour cette embauche, vous pouvez essayer la méthode suivante :

  • Déclarez une embauche (renseignez le NIR + email du salarié, attention veillez à reprendre le même email que pour l’embauche préalablement enregistrée sur le site des emplois)
  • Validez toutes les étapes jusqu’à l’embauche
  • Renseignez la date du jour en date de début de contrat
  • Cliquez sur « Oui j’ai besoin d’une aide au poste » (pour vous permettre de récupérer le PASS existant)
  • La fiche salarié sera disponible dans le module « gérer mes fiches salarié »,
  • Validez toutes les étapes pour la transmettre dans l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP
  • Dans l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP vous pourrez modifier les dates de contrat

:green_circle: Le logiciel que j’utilise pour transmettre mes données à l’ASP est bloqué

Vous devez utiliser le module « Fiches salarié » des emplois de l’inclusion et attendre que la fiche salarié soit disponible dans l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP afin que votre logiciel puisse transmettre les informations du contrat dans l’Extranet.

:green_circle: Erreur code 3435 : L’annexe de la structure doit être à l’état Valide ou Provisoire

Vous devez vous rapprocher de l’assistance technique de l’ASP car il semblerait que vous n’ayez pas d’annexe financière détectée comme « Valide » ou « Provisoire » dans leur service, raison pour laquelle la fiche salarié vous est retournée en erreur.

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:e-mail: Les équipes support des Emplois et de l’Extranet ASP 2.0 sont disponibles et sont à mobiliser selon l’étape à laquelle vous vous trouvez

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