☑ Associations Intermédiaires : réponses à vos questions fréquentes

Bonjour à toutes les AI !

:question: Des questions sans réponses ? Posez les dans un post dédié en cliquant ici !

:heavy_check_mark: Nous y répondons ci-dessous :arrow_double_down: en mettant régulièrement à jour ce post

:clapper: Retrouvez le replay du webinaire national dédié aux AI qui a eu lieu le 23/11 en cliquant ici.

:clapper: : Encore besoin d’être formés à l’usage des emplois de l’inclusion ? Retrouvez notre webinaire de formation à l’usage du service du 06/12 !

:arrow_down: ON REPOND A VOS QUESTIONS :arrow_down:

:brown_circle: Des PASS IAE sont manquants à la liste parmi ceux qui ont été importés dans mon tableau de bord ?

Nous avons connaissance du problème, il est en cours de résolution, les prochains PASS IAE arriveront prochainement dans votre tableau de bord, rubrique « candidatures acceptées ».
Plus d’informations ici : AI - PASS IAE absents
cc @MAILLARD-MH @Ctalbi @Caropit

:black_circle: Pouvons-nous reconduire les salariés en fin de parcours au 30 Novembre ? (sans pass iae, pour 2 ans à partir du 1er Décembre 2021).

Si nous n’avons pas créé de PASS IAE pour ces salariés, et qu’ils étaient présents dans votre effectif ASP au 30/11, patientez, et ils devrait arriver prochainement. Si cette personne ne faisait pas partie de vos salariés sur l’ASP, vous pouvez tout à fait les positionner sur les emplois de l’inclusion pour obtenir un PASS IAE pour une durée de deux ans pour eux.
La règle est très simple, et pour tout les candidats à l’IAE, en AI ou non : si une personne a déjà bénéficié d’un PASS IAE pour une durée de 2 ans, il devra attendre deux ans avant de pouvoir bénéficier d’un nouveau PASS IAE sauf si un prescripteur habilité estime que cette personne doit bénéficier d’un parcours avant la fin du délai de carence de 2 ans, alors ce sera possible via orientation de la candidature par le prescripteur habilité.
Si votre salarié n’avait pas de PASS IAE, il pourra donc en obtenir un sans problème.
@OSIRIS

:orange_circle: Lorsque nous faisons la démarche pour obtenir un pass IAE pour une personne, on doit noter des dates de début et fin de contrat. Nous notions jusqu’à maintenant la durée de 2 ans équivalente à un PASS. Doit on plutôt noter les dates du premier contrat de travail ?

La date de fin de contrat que vous renseignez est prévisionnelle. La date de début est en effet importante car elle peut être celle qui génère la délivrance du PASS IAE. A noter que sur notre service, nous ne gérons pas directement les contrats, mais seulement la délivrance du PASS (d’où l’importance de la date de début). Dans le cas de la récupération d’une date de PASS IAE, même la date de début est indicative. Pour les contrats, vous les gérerez directement sur votre extranet ASP, après avoir créé la fiche salarié.
cc @KG79

:orange_circle: Je ne savais pas que les salariés manquants allaient être importés plus tard, donc je les ai inscrit moi-même via les emplois de l’inclusion, cela va t-il générer un doublon ?

Normalement non, mais ce n’est pas une science exacte. Si vous avez bien utilisé le même numéro de sécurité sociale et le même e-mail que ceux qui ont été renseignés sur l’ASP pour ce salarié, il ne devrait pas y avoir de PASS IAE créé en doublon, le système reprendra automatiquement celui que vous venez de créer. Toutefois, il est possible qu’une candidature acceptée soit créée en doublon, mais cela n’est pas très grave, ça encombrera votre tableau de bord, mais nous travaillons pour 2022 à une ergonomie améliorée de votre tableau de bord.
cc @STAMM cc @Sarah_ITOU

:yellow_circle: Mon salarié apparait 3 fois dans 3 structures différentes alors qu’il n’a été embauché que dans l’une d’elle, que dois-je faire ?

Cela n’a pas d’importance, vous n’avez rien à faire. Ce qui compte, c’est simplement que le PASS IAE (qui doit être le même à chaque fois) soit bien là. L’existence en triple de ces candidatures n’aura aucune incidence, mis à part encombrer votre tableau de bord. Concernant cet encombrement, sachez que nous travaillons pour 2022 à une façon de vous faciliter la gestion des multiples candidatures.

:purple_circle: Le nom et le prénom d’un salarié à été inversé lorsque vous avez importé son PASS IAE

Cliquez sur « gérer la candidature »
Puis sur « modifier les informations »
Vous pourrez alors rétablir les informations renseignées pour le nom et le prénom

:large_blue_circle: Un PASS IAE a été créé pour une salariée sortie de nos effectifs en octobre

En effet, il est possible que cette personne fasse partie du premier fichier qui nous a été transmis par l’ASP. Il n’est pas grave qu’elle aie un PASS, vous pouvez si vous le souhaitez suspendre ce PASS pour le motif « contrat terminé » afin que celui-ci ne se consomme pas pour rien.

:green_circle: L’ensemble des salariés arrivent en candidature spontanée avec pour émetteur le nom de la directrice alors qu’un diagnostic émis par un prescripteur apparait !

Lorsque nous avons créé tous ces PASS IAE, nous avons du techniquement en passer par le système de la candidature. D’où le fait que ces PASS se trouvent dans la rubrique « candidatures acceptées ». C’est pourquoi ils ont tous un émetteur et un diagnostic d’éligibilité. Toutefois, il ne s’agit que d’une solution technique, mais dans la réalité, ce qui compte est l’existence du PASS IAE, peu importe son émetteur ou celui du diagnostic puisque ces PASS ont été créés dans le cadre de l’application du décret du 1/09/2021

:green_circle: Si nous suspendons un PASS IAE, pourrons nous lever nous même la suspension ou devrons nous passer par un prescripteur habilité ? Ne serait-il donc pas mieux d’annuler le PASS IAE ?

L’employeur peut lui-même lever la suspension qu’il a déclenché pour un PASS IAE. Ainsi, si le salarié pour lequel nous avons créé un PASS au 1/12 n’est pas en contrat pour l’instant, suspendez son PASS, puis vous pourrez lever la suspension le moment venu.
Plus d’informations ici a propos des suspensions : Suspendre Un PASS IAE - Documentation des emplois de l'inclusion
@KG79

:large_blue_circle: Avant le 1/12 : j’ai des fiches salariés qui apparaissent dans la rubrique gérer mes fiches salariés, que dois-je faire ?

Ces fiches salariés apparaissent car vous avez des PASS IAE enregistrés sur votre structure dans la rubrique « candidatures acceptées »

Si ces salariés sont déjà enregistrés dans l’ASP, vous n’avez rien à faire, ne traitez pas ces fiches salariés, nous les supprimerons de votre tableau de bord, où vous donnerons la possibilité de le faire.

Si les salariés ne sont pas encore créées dans l’ASP, vous devez créer ces fiches salariés dans l’ASP en cliquant sur « créer la fiche salarié » pour pouvoir récupérer l’aide au poste.
cc @Sandra35

:brown_circle: Comment les AI vont elles récupérer la liste de tous les PASS IAE créés au 1e décembre ?

Tous les salariés pour qui des PASS IAE auront été créés au 1/12 seront automatiquement importés dans le tableau de bord des AI, dans la rubrique « candidatures acceptées ».
Les fiches salarié correspondant à ces salariés seront également présentes dans la rubrique « gérer mes fiches salarié ». Etant déjà présent dans l’ASP, ces fiches seront dans la rubrique « intégrées ».
Vous aurez prochainement la possibilité d’exporter en CSV la liste de tous les salariés pour qui un candidat a été créé.

:orange_circle: Je n’ai pas encore activé mon compte sur les emplois de l’inclusion, comment dois-je procéder ?

Voici le mode d’emploi vous permettant de créer votre compte sur les emplois de l’inclusion : M'inscrire sur les emplois de l'inclusion - Documentation des emplois de l'inclusion

:red_circle: Comment dois-je procéder pour déclarer mes fiches salariés à partir du 1e décembre ?

A partir du 1e décembre, le mode hybride qui était encore actif pour les employeurs aura disparu.
Toutes les déclarations de fiches salariés devront passer par les emplois de l’inclusion. Voici comment se déroule la procédure de création d’une fiche salarié : Fiches salarié - Documentation des emplois de l'inclusion

A noter que la fiche salarié concerne un salarié, sur une AI, et chaque salarié possède son propre PASS IAE.
Tous les différents contrats associés à ce même salarié, sur le même PASS IAE seront à déclarer dans l’ASP.

:green_circle: Si je n’ai pas encore enregistré mes salariés sur l’ASP, auront-ils un PASS IAE au 1e décembre automatiquement ?

Seuls les salariés enregistrés sur l’ASP avant le 30/11 se verront automatiquement délivrer un PASS IAE sur les emplois de l’inclusion. Pour tous les salariés non enregistrés sur l’ASP avant le 30/11, vous devrez vous même procéder à la demande de PASS IAE sur les emplois de l’inclusion, puis à l’enregistrement de la fiche salarié

:purple_circle: Qu’en est il de l’aide au poste pour un salarié embauché simultanément sur plusieurs SIAE ?

Nous nous rapprochons de la DGEFP pour obtenir la réponse à cette question.
cc @Leopoldine

:yellow_circle: Comment contacter l’assistance des emplois de l’inclusion ?

Via ce lien : https://communaute.inclusion.beta.gouv.fr/aide/emplois/

:green_circle: Pouvez-vous nous confirmer que les nouvelles personnes qui intègrent notre AI, et donc l’extranet IAE 2.0 de l’ASP entre le 20 et 30/11/21, auront bien leur pass actif au 01/12/21? En effet durant la visio du 23/11/21, il semblerait que la liste officielle des salariés, prétendant au pass est clôturée.

Nous vous confirmons que tous les salariés qui seront intégrés à l’ASP avant le 30/11 dans votre extranet ASP se verront délivrer un PASS IAE à partir du 1/12.
A NOTER : il est possible que tous les PASS IAE ne soient pas délivrés en même temps : certains le seront au 1/12, mais ceux qui correspondent aux salariés intégrés entre le 20 et le 30/11 à l’ASP seront intégrés à votre tableau de bord emplois de l’inclusion à partir de la 2e quinzaine de décembre.
cc @RoyerAlexandra

:orange_circle: Afin d’allonger la durée du PASS IAE de nos salariés (dans leur intérêt et l’intérêt de l’AI) peut-on suspendre dès le 1er décembre (sans attendre 15 jours) certains salariés sous le motif « sans mission au sein de l’AI »?
Dans l’attente de votre retour

Si votre salarié est sans mission depuis plus de 15 jours, vous pourrez effectivement suspendre son PASS IAE dès le 1/12. Vous ne serez pas obligé d’attendre le 15/12. Le motif « contrat suspendu depuis plus de 15 jours » est mobilisable dès lors que le salarié à cessé d’être en contrat/mission depuis 15 jours.
Plus d’informations sur les suspensions ici : Suspendre Un PASS IAE - Documentation des emplois de l'inclusion
cc @RoyerAlexandra

:yellow_circle: En AI, un salarié en insertion qui travaille uniquement chez les particuliers sera t-il soumis aux mêmes règles des 480 heures comme celui qui travaille en entreprise ?

Nous nous rapprochons de la DGEFP pour obtenir plus de réponses sur cette question réglementaire.
cc @valie

:brown_circle: Lorsqu’un salarié qui a un Pass IAE, atteint 480h, doit-on suspendre son PASS IAE ?

Vous pouvez suspendre un PASS IAE lorsque le salarié en question n’en a plus l’usage pour les trois motifs de suspensions existants. Ce n’est pas une obligation, c’est à vous de juger de la légitimité de suspendre le PASS IAE au regard de la situation du salarié. Toutefois, je pense que votre question s’apparente à celle juste au dessus pour laquelle nous allons nous rapprocher de la DGEFP.
cc @RABAULT

:black_circle: Puis-je embaucher un salarié sans aide au poste, donc sans PASS IAE ?

Seuls les ACI et EI peuvent embaucher des salariés sans aide au poste. Pour cela, ils ont d’ailleurs la possibilité sur notre service au moment de la validation de la candidature la possibilité d’indiquer « Non, je n’ai pas besoin d’aide au poste ».
Dans ce type de cas, la validation de l’embauche sur notre service sert simplement à informer le prescripteur que vous avez embauché le candidat qu’il vous a orienté.
cc @HERVE72 @Nina

:red_circle: Si un étudiant ou un retraité (pension insuffisante) vient se présenter sur notre structure pour des missions ponctuelles. Devons-nous demander un PASS IAE ? Devons-nous faire des inscriptions sans l’aide au poste ?

Vous devez solliciter un PASS IAE pour tout salarié se présentant dans votre AI.
cc @TREMPLIN

:green_circle: Des salariés qui ont des soucis et qui sont là depuis plus de 2 ans vont-ils avoir un PASS IAE avec la bascule ?

Oui, tous les salariés inscrits sur l’ASP au 30/11 se verront automatiquement délivrer un PASS IAE pour 24 mois (jusqu’au 30/11/2023) peu importe depuis combien de temps ils sont dans votre AI.
cc @TREMPLIN

:large_blue_circle: Mon salarié en AI a déjà un PASS IAE,/un agrément en cours valide au 1/12/2021, va t-il en avoir un nouveau ?

Si le salarié a déjà un agrément ou un PASS IAE en cours de validité au 30/11, on ne lui en créera pas de nouveau et il conservera l’ancien qui se poursuivra le temps de validité restant

:purple_circle: Mon salarié a eu un agrément il y a moins de deux ans qui a expiré, il est donc normalement en délai de carence, aura t-il un nouveau PASS IAE au 1/12 ?

Oui.

:black_circle: Nous avons embauché un salarié orienté par un prescripteur sur les emplois de l’inclusion. Devons nous l’embaucher via les emplois pour obtenir son PASS IAE, ou devons nous attendre le 1/12?

Les deux options sont possibles.
Si vous l’embauchez aujourd’hui, son PASS IAE démarrera aujourd’hui,
Si vous attendez le 1/12, il démarrera au 1/12, mais vous percevrez tout de même comme avant votre aide au poste jusqu’au 30/11 (même sans PASS IAE).
Si vous décidez d’attendre le 1/12, il vous suffit de décliner l’embauche et d’enregistrer le salarié sur l’ASP avant le 30/11, Vous obtiendrez alors son PASS le 1/12.

Attention : il est impératif d’enregistrer vos salariés avant le 30/11 sur l’ASP si vous voulez qu’ils obtiennent un PASS IAE automatiquement car nous récupérons les salariés inscrits sur l’ASP.
cc @TREMPLIN

:purple_circle: Au 1er décembre 2021, un salarié avec agrément terminé mentionné dans l’ASP se verra-t-il attribué automatiquement un pass IAE dès lors qu’il est en emploi et toujours accompagné ?

Oui
cc @Itoupri

:yellow_circle: Vous avez enregistré un salarié dans l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP avant le 1er décembre 2021 et vous ne le retrouvez pas dans vos candidatures acceptées

Retournez nous les informations suivantes en utilisant notre portail assistance afin que nous puissions remonter le dysfonctionnement :

  • NOM

  • Prénom

  • Date de naissance

  • NIR (Numéro de sécurité sociale)

  • SIRET de la structure employeuse

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